必要経費を税務署に否認されたら｜事業関連性・家事按分の証拠 ｜神戸市（須磨・垂水・西神・北神）の弁護士｜初回相談無料｜

個人で事業や不動産賃貸業を営む方が、所得税の税務調査で、必要経費に計上した支出や、自宅家賃・車両費などの家事按分を指摘されると、領収書を示せば足りるのか、何をどこまで説明すればよいのか迷うことがあります。指摘に納得できないときも、領収書の有無だけで判断せず、支出が実際にあったか、何のための支出か、営んでいる業務とどう関係するか、按分の根拠は何か、どの年の経費とすべきかを資料で確認することが出発点です。そのうえで、否認の理由と手続の段階を分け、認められ得る部分と税額への影響を再計算して、対応を決めます。

調査官から指摘や修正申告の勧奨を受けた段階と、税務署長から更正処分を受けた段階とでは、取るべき手続が異なります。修正申告に応じる前に、否認の理由、手元の資料、税額への影響を確認してください。既に更正通知書を受け取っている場合は、不服申立ての期限の確認を優先します。いずれの段階でも、結論は対象となる年分の法令と個別の事情によって異なります。

必要経費と家事費・家事関連費はどう違うか

個人の事業所得や不動産所得の計算では、売上原価など収入を得るために直接要した費用と、その年の販売費・一般管理費その他業務について生じた費用が必要経費になります（所得税法第３７条第１項）。すべての支出に特定の売上との直接の結び付きが求められるわけではありませんが、営んでいる業務について生じた費用であることは必要です。なお、本記事は個人の所得税を前提とした説明であり、法人税の損金や消費税の取扱いは別の制度です。

一方、私生活上の支出（家事費）は必要経費になりません。私生活と業務の両方にかかわる支出（家事関連費）は、所得税法施行令第９６条が定める部分を除き、必要経費に算入されません（所得税法第４５条第１項第１号）。業務と私用が混在する支出では、業務に必要な部分を明らかにすることが求められます。

領収書があっても事業との関係は別に確認する

領収書は、支払先、日付、金額、品目を示す資料です。しかし、その支出が営んでいる業務のためのものか、私生活と兼用する資産をどの程度業務に使ったかまでは、領収書だけでは分からないことがあります。飲食費であれば相手方との業務上の関係や打合せの目的、当時のやり取りを、物品であれば使用場所や使用状況をあわせて確認します。

反対に、受注や売上に結び付かなかったことだけで、業務上の費用ではないと決まるわけではありません。成果は判断の際の事情の一つにすぎず、問題になるのは支出の内容・目的と業務との関係です。

青色・白色申告と「５０％」の誤解

所得税法施行令第９６条は、家事関連費のうち必要経費にできる部分を二つ定めています。第１号は、主たる部分が業務の遂行上必要で、その必要な部分を明らかに区分できる場合の、その部分です。第２号は、青色申告の承認を受けている人について、取引の記録等に基づいて業務の遂行上直接必要であったことが明らかにされる部分です。「青色申告なら全額が認められる」「兼用の支出は一律に認められない」という説明は、いずれも正確ではありません。

国税庁は、第１号の「主たる部分」を、業務の遂行上必要な部分が５０％を超えるかどうかで判定するとしつつ、５０％以下であっても必要な部分を明らかに区分できる場合には、その部分を必要経費に算入して差し支えないとしています。判定に当たっては、業務の内容、経費の内容、家族や使用人の構成、資産の利用状況等を総合的に考慮するとされています（国税庁の所得税基本通達４５－１・４５－２）。したがって、「白色申告では５０％を超えなければ按分できない」という理解も、「５０％以内に抑えれば問題にならない」という理解も誤りです。通達は国税庁の取扱いを示すもので、法律や政令そのものではない点にも留意が必要です。

否認理由を分けて支出の目的と証拠を整理する

指摘への対応は、否認の理由を分けることから始めます。支出がそもそも実在するのか、営んでいる業務と関係があるのか、業務と私用が混在する場合の按分が適切か、計上した年分や費用の区分が正しいかのどれが問題とされているかによって、集める資料も説明の内容も変わります。

「証明の責任はすべて納税者にある」「すべて税務署にあるので資料は不要」といった一律の説明は正確ではありません。もっとも、支出の内容や自宅・車両の使用実態は本人が管理している事情であり、実務上は本人側の記録で具体的に説明する必要があります。後で紹介する公表裁決も、青色申告者の家事関連費について、取引の記録等に基づいて業務の遂行上直接必要であった部分を明らかにしない限り、必要経費に算入できないとしています。税務署が具体的な事実を示して否認している場合は、その認定を覆す資料があるかを検討します。

支出目的・相手・業務内容・利用実態を結び付ける

資料は名前を並べるだけでなく、その資料で何が分かり、何が分からないかを確認します。

資料は、一つの取引について領収書・請求書・送金記録などを日付や取引番号で対応させ、支出の目的と業務の内容を結び付けて説明できる形に整えます。原本や元データは変更せずに保存し、整理には写しを使います。

領収書を失った場合と後から説明資料を作る場合

領収書を紛失した場合は、取引先からの再発行、請求書、契約書、振込記録、当時のメールなど、既に存在する資料を集めて照合します。いずれも単独で必要経費と認められることを約束するものではなく、支払の事実と業務との関係をそれぞれ確認します。紛失を補う資料があっても、帳簿書類を保存する義務がなくなるわけではありません。

調査が始まってから、按分の根拠を説明する表を作ること自体は差し支えありません。ただし、実際の作成日、参照した資料、推測で補った部分を明示し、当時の記録であるかのように見せないことが前提です。存在しなかった日誌を作って日付をさかのぼらせる、取引先と事実と異なる説明を合わせるといった対応は、説明全体の信用を失わせるうえ、それ自体が法的な問題となるおそれがあるため、行ってはいけません。

支払った年と必要経費にする年は一致するとは限らない

所得税法は、償却費以外の費用でその年に債務が確定していないものを、その年分の必要経費から除いています（第３７条第１項）。国税庁の通達は、債務の確定を、その年の１２月３１日までに債務が成立し、その債務に基づいて具体的な給付をすべき原因となる事実が発生し、金額を合理的に算定できるかどうかで判定するとしています（所得税基本通達３７－２。年の途中で死亡又は出国した場合は、その時点が基準になります）。このため、支払済みでもその年分の必要経費にならないことがあり、未払でもその年分の必要経費になることがあります（国税庁「必要経費の知識」）。

また、売上原価は対応する売上を計上する年分の必要経費となり、車両などの減価償却資産の購入代金は、購入した年に全額が必要経費になるとは限りません。一定の要件の下で現金主義による所得計算の特例を受けている場合も、取扱いが異なります。契約書、請求書、納品や役務提供の時期、支払の記録、固定資産台帳を照合し、正しい年分と費用の区分を確認します。年分を移せば認められるというものではありません。

家事按分は面積・時間・走行記録と利用実態で説明する

家事按分は、費目ごとに何を分母とし何を分子とするか、どの期間を対象とするかを決め、業務での利用を当時の資料で裏付けることが基本です。以下は、法令が定める様式や一律の基準ではなく、説明を組み立てる際の考え方です。

自宅の家賃・水道光熱費・通信費

自宅の家賃は、間取図、実測の記録、写真、机や設備の配置、業務日誌などから、業務専用の部分、私用の部分、兼用の部分を分けて考えます。業務専用の部分は、面積の割合が出発点になります。兼用の部分は使用時間なども検討しますが、面積の割合と時間の割合を機械的に掛け合わせればよいというものではありません。

水道光熱費や通信費は、契約の内容や明細、使用する機器や回線、利用時間や回数、家族の利用状況など、その費用の発生と対応する指標で検討します。家賃の面積割合をそのまま当てはめると、実態と合わない説明になりやすい点に注意が必要です。

車両費と不動産の巡回・管理業務

車両費は、対象期間の総走行距離を分母とし、業務で走行した距離を分子とする方法が候補になります。その場合は、日付、出発地と到着地、訪問した物件や取引先、目的、距離を記録し、予定表、ＥＴＣの利用明細、管理会社とのやり取りなどと照合できるようにします。もっとも、走行距離の割合は法令が定める唯一の基準ではありません。業務の訪問先での駐車料金のように業務のためだけの費用や、私用の外出に伴う費用は、割合とは別に区分します。

不動産賃貸業では、管理を管理会社に委託していても、所有者本人が修繕の打合せ、入居者への対応、現地の確認などを行うことがあります。その場合は、いつ、どの物件で、何のために、何をしたかを具体的に示せる記録が必要です。

公表裁決から分かる証拠の限界

国税不服審判所・平成２３年３月２５日裁決（裁決事例集第８２集）は、会社員として勤務しながら不動産賃貸業を営み、青色申告をしていた人が、車両費、自宅の家賃・水道光熱費、通信費などを不動産所得の必要経費と主張した事案です。必要経費として申告された支出の合計は不動産収入の約２～３倍に上り、家族旅行の費用なども含まれていました。審判所は、車両については、家族旅行で有料道路を利用していたことや、自宅近くの店舗の駐車料金まで計上していたことなどから日常的に家事用に使われていたと推認し、物件の取得のための現地調査も、いつ、どの物件を調査したのかが証拠上明らかでなく、車検整備時の請求書や走行距離計の写真は各時点の総走行距離を示すにとどまるとしました。自宅については、４物件のうち２物件の管理を不動産業者に委託していたことなどから、本人が行う事務は帳簿の作成など限られたものと推認し、２部屋（約４０平方メートル）を事務所と記載した間取図があっても、その部分が実際に常時事務所として使われていたとはいえないとしました。通信費についても、個別の物件の検索結果が記載されていない不動産情報サイトの検索画面の写しで、対象の年より後に印刷されたものは、その年に調査をしていたことを示す証拠とはいえないとしています。結論として、これらの費用の必要経費への算入は認められませんでした。

この裁決は、その事案の資料と事実関係に基づく行政上の判断の一例であり、裁判所の判決ではありません。管理を委託していれば巡回の費用は一切認められない、間取図は役に立たない、不動産賃貸業では自宅の費用は経費にならない、といった一般化はできません。読み取るべきなのは、資料が何を証明するのかを確かめ、日付、物件、目的、業務の内容と結び付けて示す必要があること、そして後から作った資料は当時の利用状況の証明として限界があることです。

一部否認と全額否認を分けて再計算する

指摘を受けたときの選択肢は、否認額をすべて受け入れるか、すべて争うかの二つに限られません。支出自体が業務と無関係とされたのか、業務部分の特定が足りないとされたのか、割合が過大とされたのか、年分や区分が違うとされたのかを分けて検討します。当初の計上額が過大であれば修正を検討しつつ、資料で裏付けられる部分を示すことはできます。ただし、資料が乏しい場合に、税務署が一定の割合を当然に認める制度があるわけではありません。年分の誤りが問題とされた場合は、正しい年分での処理と、その是正の手続・期限を別に確認します。

家賃の仮定例で所得増加額を比べる

次は説明のための仮定の例であり、実際の事案ではありません。第三者から借りている自宅兼事務所の年間家賃１２０万円のうち、当初は５０％に当たる６０万円を必要経費に計上していたとします。通年で使用しており、面積６０㎡のうち１８㎡を業務専用に使っていたことなどを示す資料から、３０％が合理的に裏付けられると仮定します。親族への支払、前払、敷金、資産の取得費などは含めていません。また、３０％は安全な基準を示す数字ではありません。

一部否認の場合の必要経費は１２０万円×３０％＝３６万円で、当初申告からの所得増加額は６０万円－３６万円＝２４万円です。全額否認と比べた所得の差は３６万円ですが、これは税額が３６万円減るという意味ではありません。実際の税額は、ほかの所得や所得控除、対象年分の税率などを用いて別に計算します。

税額・証拠・費用から争う範囲と手続を決める

争うかどうかは、否認された経費の額ではなく、争点ごとに見込まれる税額への影響、証拠の強弱、資料の整理や代理人等に要する費用、本人の時間的な負担を比べて判断します。所得税の本税だけでなく、延滞税や加算税などの附帯税、住民税などの地方税への影響も、必要に応じて別に計算します。複数の年分にわたる争点であれば、年分ごとに資料と金額を確認します。少額の争点では、見込まれる減額を費用が上回ることもあります。まず争点の整理を相談し、その結果を踏まえて、どこまで争うかを段階的に決める方法もあります。ただし、更正処分を受けた後は、次に述べる不服申立ての期限内に判断する必要があります。

調査中・修正申告後・更正処分後で対応は異なる

税務調査の事前通知から調査当日までの流れは、税務調査の事前通知と準備の全体像（中小企業向け）で説明しています。なお、申告前に顧問税理士から計上を控えるよう助言された段階は、税務署による指摘や処分ではありません。その場合は、助言の理由と根拠となる資料を税理士に確認することが先決です。

調査結果の説明は原則として口頭で行われるため、指摘された年分、項目、金額、理由と回答の期限を書き留め、分からない点はその場で確認しておきます。修正申告を勧奨する際には、修正申告をすると不服申立てはできないが更正の請求はできる旨を記載した書面が交付されます。勧奨に応じないことと、資料の提出など調査への対応を拒むことは別の問題です。また、修正申告に伴って加算税の賦課決定がされた場合、その賦課決定は修正申告とは別の処分として、不服申立ての対象となり得ます。更正の請求の期限を過ぎていても、後発的な理由による特則が適用される場合があるため、一律に断念せず個別に確認します（国税通則法第２３条、第７４条の１１、国税庁「税務調査手続に関するＦＡＱ（一般納税者向け）」、国税庁「確定申告を間違えたとき」）。

更正処分を受けた後は、税務署への説明や資料の収集を続けていても、不服申立ての期限は当然には延びません。再調査の請求や直接の審査請求は、処分があった日の翌日から１年を経過するとできなくなります。いずれの期限にも正当な理由がある場合の例外が定められていますが、例外に当たることを前提にせず、期限内の手続を優先してください（国税通則法第７７条）。期限が近い場合は、資料がそろうのを待たずに、通知書の受領日と、通知書に記載された不服申立ての教示を確認します。手続の概要は国税庁「税務署長の処分に不服があるとき」で確認できます。

不服申立てをしても、処分の効力や納付・徴収の手続は当然には止まりません（国税通則法第１０５条）。一方で、差し押さえられた財産の換価は原則として不服申立ての決定や裁決があるまで制限されるなどの定めもあるため、納付への対応は不服申立てとは別に確認します。

相談前にまとめたい資料と対応範囲

相談の前に、次の資料や情報をまとめておくと、争点を整理しやすくなります。すべてがそろっていなくても構いません。更正通知書を受け取っていて期限が近い場合は、そろうのを待たずに相談先を決めてください。

• 対象の年分と、青色申告・白色申告の別
• 事業の内容（不動産賃貸業であれば、物件の所在・数と管理の委託状況）
• 指摘を受けた項目、金額、理由を書き留めたメモ
• 確定申告書と、青色申告決算書又は収支内訳書の控え
• 帳簿と、領収書・請求書・契約書・振込記録などの証憑
• 按分の計算表と、その根拠となる資料
• 税務署とのやり取りの記録（日時、説明の内容、提出した資料）
• 修正申告書の提出の有無と、提出した場合はその控え
• 更正通知書を受け取った場合は、その通知書と受領日が分かる資料
• 当初の計上額と、資料に基づいて再計算した額

当事務所は、税務申告や税務代理を取り扱っていません。法律相談では、資料の整理、否認理由ごとの争点、手続の選択肢を法律面から検討します。申告内容の確定や税額の計算、税務署とのやり取りの代理が必要な場合は、税理士への相談・依頼もあわせてご検討ください。顧問税理士がいる場合は、税理士の説明や作成した資料も共有いただくと、役割を整理しやすくなります。